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Word(ワード)でExcel(エクセル)の住所録データを差し込み印刷する方法

2016/09/12

Wordで作った文書に、Excelで管理作成している住所を決まった箇所に差し込んで印刷する方法。
すぐに忘れる自信があるので、忘備録としてポストします。

なお、ワードのバージョンはWord2010です。

WordとExcelで差し込み印刷

手順1

ワードで文書を作成。

word_sashikomi_01

手順2

エクセルで住所録を作成。
シーSheet1に「郵便番号」「都道府県」「住所」「個人名」の4つにセルを分けて作成します。
それぞれ、ワード文書の「郵便番号」「住所」「宛先」に相当する仕様です。

なお、1行目は項目名としてください。

word_sashikomi_02

手順3

ワードを起動し、先ほど作成した文書を開き、「差し込み文書」タブをクリック。

word_sashikomi_03

手順4

「差し込み印刷の開始」→「レター」を選択。

word_sashikomi_04

手順5

「宛先の選択」→「既存のリストを使用」から、手順2のエクセルファイルを選択。

word_sashikomi_05

「テーブルの選択」というウィンドウが出るので、リストを作成したシートを選択します。
今回は「$seet1$」を選択し、「OK」ボタンをクリック。

word_sashikomi_06

手順6

ワード文書の郵便番号を差し込みたい場所にカーソルを合わせ、
「差し込みフィールドの挿入▼」をクリックし、項目名の「郵便番号」をクリック。

word_sashikomi_07

すると、カーソル部分に「<<郵便番号>>」という文字が挿入されます。

word_sashikomi_08

同様に、「住所」及び「宛先」を差し込みたい部分にカーソルを移動させ、「差し込みフィールドの挿入▼」から「都道府県」「住所」、「個人名」を挿入します。

挿入後はこのようになると思います。

word_sashikomi_09

手順7

元々あった「郵便番号(A列)」「住所 (B列)(C列)」「宛先 (D列)」を削除します。

word_sashikomi_10

手順8

「結果のプレビュー」をクリックします。

すると、手順7で指定した箇所にエクセルのリストで作成した住所が表示されます。

word_sashikomi_11

右横にある三角マークで次に送ったり戻ったりが出来るので、住所などの確認できます。

手順8

「完了と差し込み▼」をクリックし、「文書の印刷」を選択すると、印刷のダイアログが出るので、

・すべて
・現在のレコード
・任意の数値

で、印刷するデータを選択します。

word_sashikomi_12

word_sashikomi_13

以上で、ワードとエクセルを使用した差し込み印刷が可能です。

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